Moja sprawa w urzędzie

WYMAGANE DOKUMENTY
 

• wniosek o dokonanie transkrypcji zagranicznego aktu stanu cywilnego,
• ważny dowód osobisty – do wglądu,
• oryginał zagranicznego odpisu aktu stanu cywilnego,
• urzędowe tłumaczenie zagranicznego aktu na język polski przez tłumacza przysięgłego, wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości, tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń
  w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub polskiego konsula (nie dotyczy odpisów na drukach wielojęzycznych),
• dowód zapłaty opłaty skarbowej.

Kierownik urzędu stanu cywilnego odmawia dokonania transkrypcji, jeżeli:

1. dokument w państwie wystawienia nie jest uznawany za dokument stanu cywilnego lub nie ma mocy dokumentu urzędowego, lub nie został wydany przez właściwy organ, lub budzi wątpliwości co do jego autentyczności, lub potwierdza zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon;
2. zagraniczny dokument powstał w wyniku transkrypcji w państwie innym niż państwo zdarzenia;
3. transkrypcja byłaby sprzeczna z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej.

SPOSÓB I TERMIN ZAŁATWIENIA SPRAWY

Po złożeniu kompletu dokumentów – bez zbędnej zwłoki.

OPŁATY 

Opłacie skarbowej podlega:

• wydanie wnioskodawcy odpisu zupełnego aktu stanu cywilnego po dokonaniu transkrypcji – 50 zł,
• pełnomocnictwo do wpisaniu zagranicznego aktu, jeśli takie zostało udzielone (więcej w uwagach) – 17,00 zł.

Opłatę skarbową można uiścić na rachunek Urzędu Gminy w Świlczy BS Głogów Młp. O./Świlcza 69 9159 1023 2005 5000 0026 0003 (np. na poczcie, przelewem bankowym) lub na miejscu, w kasie urzędu na parterze (pok. nr 4).
Pełnomocnictwo udzielone: wstępnym (rodzice, dziadkowie), zstępnym (dzieci, wnuki) oraz rodzeństwu i małżonkowi nie podlega opłacie skarbowej.

INFORMACJE DODATKOWE

Transkrypcja jest obligatoryjna, jeżeli obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, posiada akt stanu cywilnego potwierdzający zdarzenia wcześniejsze sporządzony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL.
W przypadku gdy transkrypcja zagranicznego dokumentu stanu cywilnego potwierdzającego urodzenie jest dokonywana na wniosek matki dziecka, a w dokumencie tym są zawarte dane ojca inne niż wynikające z domniemania pochodzenia dziecka od męża matki, kierownik urzędu stanu cywilnego, który dokona transkrypcji, zawiadamia o tym męża matki, pouczając go o prawie do wniesienia do sądu powództwa o zaprzeczenie ojcostwa, jeżeli jest możliwe ustalenie miejsca pobytu domniemanego ojca.

Osoby uprawnione:

Wniosek o dokonanie transkrypcji zagranicznego aktu stanu cywilnego może złożyć:

• osoba, której akt dotyczy lub jej przedstawiciel ustawowy,
• osoba która wykaże interes prawny.

Jeżeli wniosek składa osoba, której akt nie dotyczy (wstępni, zstępni, rodzeństwo, osoba obca) wymagane jest pełnomocnictwo szczegółowe do dokonania czynności.

Uzupełnienie brakujących w zagranicznym akcie danych:

Transkrypcja polega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego zarówno językowo, jak i formalnie, bez żadnej ingerencji w pisownię imion
i nazwisk osób wskazanych w zagranicznym dokumencie stanu cywilnego. Osoba występująca z wnioskiem o dokonanie transkrypcji zagranicznego aktu, który nie zawiera wszystkich niezbędnych danych powinna wystąpić z wnioskiem o uzupełnienie aktu, ponieważ posługując się „polską wersją” aktu urodzenia, małżeństwa i zgonu sporządzoną z brakami, może napotkać na liczne problemy podczas załatwiania spraw urzędowych np. nadanie numeru PESEL, wydanie paszportu i dowodu osobistego, sporządzenie aktu notarialnego, postępowania przed sądami.
Uzupełnienia aktu zagranicznego dokonuje się w formie czynności materialno-technicznej.
Akty uzupełniane są na podstawie wcześniejszych aktów stanu cywilnego.
Opłata skarbowa od wydania odpisu zupełnego aktu stanu cywilnego po uzupełnieniu - 39 zł.
Jeżeli zagraniczny dokument stanu cywilnego potwierdzający zawarcie małżeństwa nie zawiera zapisu o oświadczeniu małżonków w sprawie swojego nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa, małżonkowie mogą złożyć takie oświadczenia w składanym wniosku o transkrypcję albo w każdym czasie złożyć je do protokołu przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego, który dokonał transkrypcji. W tym samym trybie małżonkowie mogą złożyć oświadczenie w sprawie nazwiska dzieci zrodzonych z tego małżeństwa.
W przypadku gdy transkrypcji dokonano na wniosek osoby, której transkrybowany dokument nie dotyczy, kierownik urzędu stanu cywilnego informuje o transkrypcji osoby, których dokument dotyczy. Jeżeli transkrybowany dokument dotyczy małżonków, informuje ich również o prawie do złożenia oświadczeń w sprawie nazwiska lub oświadczeń w sprawie nazwiska dzieci.

PODSTAWA PRAWNA

1. Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2022 r., poz. 1681 - z późn.zm.).
2. Ustawa z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy ( Dz.U. z 2020r., poz.1359 - tekst jednolity).
3. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. z 2020r., poz.1740 -
   z późn.zm.).
4. Prawo prywatne międzynarodowe (tekst jedn.: Dz.U. z 2015r., poz. 1792).
5. Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz.U. z 2021r. poz. 1923 -
   z późn.zm.).
6. Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 18 kwietnia 2020r., w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego (Dz.U. z 2020 r., poz. 698 -
   z późn.zm).
7. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 5 lutego 2015 r., w sprawie przenoszenia aktów stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego (Dz.U. z 2015 r., poz. 204 - zpóźn.zm.).
8. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 9 lutego 2015 r., w sprawie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego (Dz.U. z 2016r., poz. 1904-tekst jednolity).